Przygotowania do ślubu bywają bardzo stresujące i wymagają zwracania uwagi na mnóstwo detali. Powszechnym problemem jest duża odległość dzieląca kościół od sali weselnej. W takich sytuacjach niezbędne jest wynajęcie autokaru, który zajmie się przewiezieniem naszych gości. Autokar bardzo często zajmuje się również odwożeniem gości do okolicznych hoteli. Podpowiadamy, jak krok po kroku zarezerwować odpowiedni autokar na wesele.
O autokarze warto pomyśleć jak najwcześniej
Najwięcej wesel w Polsce odbywa się w okresie od maja do września. Dostępność autokarów w tym okresie jest ograniczona. Mnóstwo osób rezerwuje ten środek transportu na wesele, a co więcej, jest to również okres wakacyjny, w którym autokary wykonują długodystansowe podróże po świecie. W związku z tym, o wynajęciu autokaru warto pomyśleć jak najszybciej, aby uniknąć dodatkowego stresu związanego z problemami ze znalezieniem firmy z wolnymi terminami.
Środek transportu możemy zarezerwować gdy mamy już zarezerwowaną salę weselną oraz kościół, a także, wiemy, jak dużo osób przybędzie na nasze wesele. Warto dzwonić z wyprzedzeniem nawet 8-9 miesięcy, niemniej jednak, przedział 4-6 miesięcy przed ślubem wciąż stanowi stosunkowo bezpieczny czas na wynajęcie autokaru. Później mogą pojawić się problemy, szczególnie, gdy data ślubu jest wyznaczona na bardzo popularny okres w roku.
Gdzie szukać firm wynajmujących autokary?
W dobie XXI wieku z pomocą przychodzi nam oczywiście Internet, w którym możemy bez trudu znaleźć firmy oferujące wynajem autokarów na wesele w interesującej nas lokalizacji. Dobre firmy posiadają swoją stronę, na której możemy zapoznać się z ofertą, a także sprawdzić dostępny tabor pojazdów. Dzięki temu, możemy lepiej przygotować się do rozmowy z przedstawicielem firmy. Jednocześnie, mamy już orientacyjne pojęcie o dostępnych autokarach, a także ewentualnych kosztach. O wolny termin możemy zapytać poprze formularz kontaktowy lub email. W kwestii ustalania szczegółów warto wybrać bezpośredni kontakt telefoniczny.
Jakie informacje musimy posiadać, aby wynająć autokar?
Podstawową kwestią jest oczywiście liczba osób, którym musimy zapewnić tego rodzaju transport. Tu zaczynają się schody, ponieważ jedynym sposobem na poznanie konkretnej liczby jest wydzwonienie wszystkich gości. Tak czy inaczej, zawsze warto doliczyć te kilkanaście dodatkowych miejsc, aby upewnić się, że każdy będzie mógł w komfortowych warunkach dostać się do sali weselnej, a następnie, do miejsca z zarezerwowanym noclegiem.
O szczegółach umowy warto porozmawiać telefonicznie lub spotkać się na spotkanie z przedstawicielem firmy zajmującej się wynajmem autokaru. W ten sposób możemy dopytać o najważniejsze kwestie oraz ustalić warunku satysfakcjonujące obie strony.
Umowa o wynajęcie autokaru na wesele – na co zwrócić uwagę?
Autokar jest wynajmowany na zasadach ustalonych i zaakceptowanych przez obie strony. Na bazie ustaleń spisywana jest umowa, która powinna zawierać kilka najważniejszych informacji:
- Konkretny termin wykonania usługi,
- Lokalizacje punktów odbioru i punktów docelowych,
- Zakres świadczonej usługi (np. dojazd na salę weselną, odwożenie gości do hotelu),
- Rodzaj i liczba wynajętych pojazdów (w tym liczba wolnych miejsc),
- Ewentualne udogodnienia (np. rampa dla niepełnosprawnych, dekoracje),
- Całkowity koszt usługi z uwzględnieniem poszczególnych składowych (paliwo, czas, przebieg),
- Kwota wpłaconej zaliczki,
- Ewentualne opłaty za nadgodziny,
- Zasady odstąpienia od umowy i zwrotu kosztów.
To bardzo istotne, aby zwrócić uwagę na powyższe szczegóły. Dzięki temu, unikną nas przykre niespodzianki związane np. z niespodziewanie wysokimi kosztami transportu lub brakiem możliwości odzyskania kosztów w przypadku anulowania umowy. Poproś o wysłanie sporządzonej umowy e-mailem, aby mieć czas na dokładne zapoznanie się z jej treścią. Gdy upewnisz się, że umowa pokrywa się z ustaleniami z firmą transportową, możesz podpisać umowę (koniecznie w dwóch kopiach) i sfinalizować proces wynajmu autokaru na wesele.